Il percorso per sottoporre il sistema di gestione UNI/PdR 125:2022 alla certificazione può essere suddiviso in diverse fasi, le quali possono variare a seconda del certificatore e del contesto specifico in cui si opera.
L’organizzazione può scegliere l’organismo di certificazione tra quelli che sono accreditati e dunque qualificati come autorizzati a ispezionare il sistema implementato e a rilasciare l’eventuale certificazione.
Come si può osservare dal percorso che abbiamo tracciato, il rapporto con l’organismo di certificazione, una volta iniziato, non si conclude con il semplice rilascio dell’eventuale certificazione, ma continua nel tempo. L’organismo infatti provvederà ad eseguire, a cadenze regolari, gli audit di sorveglianza intesi a verificare che l’organizzazione attui conformemente il sistema di gestione nel tempo e lo renda continuamente efficace, anche a seguito di mutamenti del contesto.
La certificazione, in pratica, una volta acquisita, va anche “mantenuta”. Se l’organizzazione infatti perdesse i requisiti stabiliti dalla prassi di riferimento 125:2022, la certificazione andrebbe persa: l’organismo infatti, constatando la non conformità del sistema, sarebbe costretto a non rinnovare la certificazione.
Va aggiunto a tale proposito che, per tutti i sistemi di gestione in generale, esiste anche l’ipotesi della perdita della certificazione. L’organismo che ha emesso la certificazione infatti, soprattutto nell’ambito della parità di genere che è un problema così importante nel nostro contesto attuale italiano, potrà provvedere a revocare la certificazione ove, a seguito di segnalazioni, riscontrasse situazioni non conformi riferite soprattutto alla soddisfazione delle parti interessate.
Le 7 fasi generali del processo di certificazione, che a tutte le organizzazioni che intendono procedere in tale direzione suggeriamo di tenere sotto controllo, sono le seguenti:
- Definizione dei requisiti di certificazione
- Valutazione iniziale
- Audit di certificazione
- Verifica delle non conformità
- Rilascio della certificazione
- Audit di sorveglianza
- Rinnovo della certificazione
1. Definizione dei requisiti di certificazione
In questa fase si individuano i requisiti del sistema di gestione Uni PdR 125:2022, ovvero i requisiti specificati della prassi UNI PdR 125:2022, e si stabilisce come questi requisiti dovranno essere soddisfatti per ottenere la certificazione.
Questa fase, in questo particolare momento storico di avvio della prassi PdR 125:2022, è quello a cui imprenditori e consulenti devono prestare la massima attenzione per non commettere errori che potranno ritardare il conseguimento della certificazione.
Ai nostri clienti e ai nostri lettori, in questa fase, suggeriamo di non sottovalutare gli obiettivi per la parità di genere.
L’errore più comune che stiamo riscontrando sulla letteratura che il web suggerisce nelle pagine che ti illustrano “…come impostare il sistema di gestione per la parità di genere…” è quello di confondere gli indicatori relativi alle sei aree nelle quali si acquisiscono i punti per la certificazione e gli obiettivi per la parità di genere.
Gli indicatori infatti permettono di “configurare” il sistema di gestione per la parità di genere agli standard di tipo organizzativo stabiliti dalla PdR 125:2022, in relazione al codice ATECO dell’organizzazione.
Attenzione. Se si ritiene che i requisiti di certificazioni consistano nel dimostrare il mero punteggio richiesto dalla norma (e cioè il raggiungimento della soglia del 60%) ci si sbaglia.
Lo scopo del sistema di gestione per la parità di genere non è soltanto quello di “adeguarsi” ad uno standard attuando le politiche per la parità di genere, ma si estende al reale raggiungimento di risultati concreti.
Tali obiettivi e risultati devono essere misurati presso i reali destinatari dei benefici del sistema di gestione, che sono le parti interessate e cioè le donne.
Tra i requisiti del sistema di gestione per la parità di genere perciò non possono mancare:
- La definizione di obiettivi (misurabili) connessi alla soddisfazione delle donne
- L’effettivo raggiungimento degli obiettivi di soddisfazione (documentato dal questionario anonimo)
2. Valutazione iniziale
In questa fase il certificatore effettua una valutazione preliminare del sistema di gestione Uni PdR 125:2022, per verificare che i requisiti della norma siano stati adeguatamente implementati. Questa valutazione può avvenire tramite una revisione documentale, un’ispezione del sito o un’analisi dei processi dell’organizzazione.
Per esperienza vi segnaliamo che gli organismi, in tale fase, procedono facendosi inviare tramite mail la documentazione dell’intero sistema di gestione sviluppato.
L’elenco della documentazione da inviare è il seguente:
- Certificato camerale dell’organizzazione
- Manuale
- Procedure di sistema
- Procedure di parità di genere
- Modulistica di sistema
- Modulistica di parità di genere
- Documento comprovante il raggiungimento del punteggio necessario alla certificazione nelle sei aree indicate dalla PdR 125:2022.
3. Audit di Certificazione
Questa fase prevede un audit sul campo, da parte del gruppo di auditor dell’organismo di certificazione, per verificare la conformità del sistema di gestione Uni PdR 125:2022 ai requisiti della prassi UNI PdR 125:2022. Durante l’audit, il certificatore effettuerà interviste, verificherà la documentazione e i processi dell’organizzazione e chiederà evidenze di conformità.
4. Verifica delle non conformità
Se durante l’audit gli auditor dell’organismo di certificazione riscontrano delle non conformità rispetto ai requisiti della prassi UNI PdR 125:2022, queste vengono segnalate all’organizzazione che dovrà fornire un piano di azioni correttive per risolverle. L’organismo di certificazione, attraverso i suoi auditor provvederà a verificare la chiusura delle non conformità riscontrate.
5. Rilascio della certificazione
Se l’organizzazione dimostra di aver implementato il sistema di gestione Uni PdR 125:2022 in modo efficace e di conformarsi ai requisiti della prassi UNI PdR 125:2022, l’organismo rilascia la certificazione. La certificazione per la parità di genere avrà una durata limitata (3 anni) e verrà rinnovata attraverso un audit di sorveglianza periodico.
Al momento la PdR 125:2022 è soltanto una prassi di riferimento. La prassi, dopo il periodo sperimentale, sarà convertita in una vera e propria Norma.
6. Audit di sorveglianza
L’organismo di certificazione effettuerà periodicamente degli audit di sorveglianza per verificare che l’organizzazione mantenga il sistema di gestione Uni PdR 125:2022 in conformità ai requisiti della prassi UNI PdR 125:2022.
L’audit di sorveglianza può comportare anche la verifica della corretta implementazione delle azioni correttive richieste nel caso di non conformità riscontrate in precedenza.
7. Rinnovo della certificazione
Al termine della durata della certificazione, l’organizzazione dovrà richiedere il rinnovo e affrontare un nuovo audit di certificazione per confermare la conformità del sistema di gestione per la parità di genere ai requisiti della prassi UNI PdR 125:2022 oppure alla Norma che, nel frattempo, l’avrà sostituita.
Procedure UNI/PdR 125:2022
Kit documentale pronto per Certificazione Parità di Genere
Pacchetto completo per l’implementazione di un Sistema di Gestione conforme alla prassi UNI/PdR 125:2022 comprendente Manuale, Procedure di Sistema, Procedure per la Parità di Genere, Politica per la Parità di Genere, Piano Strategico, Applicazione per il calcolo dell’indice di Score 125, Modulistica automatizzata e Check List per la verifica della conformità ai requisiti della prassi.
